Was bedeutet Digitalisierung im Rechnungswesen?

Experten sind sich bei der Antwort einig: Sie bedeutet vor allem eine Beschleunigung der Prozesse. Es gibt praktisch keine Verzögerungen mehr, wenn es um den Austausch von Daten zwischen dem Steuerberater in Berlin und dem Unternehmen, aber auch zwischen Unternehmen untereinander geht. Beide Partner arbeiten mit demselben System, die Übertragung erfolgt in Sekundenschnelle und erfordert keinen komplizierten Papierkram. Mandant und Steuerberater in Berlin arbeiten bereits bei der Einpflege zusammen. Alle für die Steuer und die Buchhaltung relevanten Daten liegen beiden Partnern gleichzeitig vor. Der Unternehmer hat jederzeit die Möglichkeit, die Buchhaltung zu kontrollieren und sich einen Überblick über Zahlen, Daten und Fakten zu verschaffen. Transparenz spielt hierbei eine besonders große Rolle.

Digitalisierung im Rechnungswesen bewirkt eine Steigerung der Effizienz und eine deutliche Verbesserung der Qualität. Aber wie geht man hierbei am besten vor? Die Fachleute der LKC Löwenau in Berlin sehen vor allem die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als Basis für die Digitalisierung im Rechnungswesen. Kernaufgabe des DMS ist es, vorhandene Dokumente, die meist in Papierform vorliegen, für die Bearbeitung in einem digitalen System verfügbar zu machen. Ein laufendes System ist ebenfalls in der Lage, solche Dokumente zu erzeugen – beispielsweise Rechnungen. In einer Zeit, in der die meisten Kunden überhaupt keine Rechnungen mehr in Papierform, sondern nur noch als per Mail versendbare PDF-Datei verlangen, ist dies ein entscheidender Vorteil. Schnittstellen zwischen Unternehmen und Kunden machen es zudem möglich, die Daten aus Ausgangsrechnungen direkt in die Buchhaltung zu integrieren. Natürlich geht dieses Verfahren nicht auf Kosten der Sicherheit. Denn es ist selbstverständlich möglich, dass vor der Verbuchung auf Kundenseite ein Mitarbeiter zwischengeschaltet wird, der aus verschiedenen Buchungsvorschlägen auswählt. Dies bedeutet eine erhebliche Einsparung von Zeit, Kosten und Personal.

Eine optimale Digitalisierung im Rechnungswesen lokalisiert nach und nach alle Aufgaben, die sich für eine digitale Bearbeitung eignen. Dazu gehört zum Beispiel die Frage, welche manuellen Arbeiten automatisiert werden können. Der Austausch von Informationen – zum Beispiel mit dem Steuerberater in Berlin – erfolgt über Schnittstellen. Diese Schnittstellen machen zum Teil auch einen systemübergreifenden und dennoch problemlosen Austausch von Daten möglich. Dazu kommt eine erhebliche Erleichterung der Lohnbuchhaltung. So können Mitarbeiter auch Reisedaten für die Abrechnung direkt in das System eingeben – die Verbuchung erfolgt automatisch. Weitere Möglichkeiten der Digitalisierung im Rechnungswesen bestehen durch eine Verbindung von Buchhaltung und Kontodaten bei Banken und Finanzinstituten.

Wie stelle ich meine Buchhaltung auf Digitalisierung um?

Eine Umstellung ist oft nicht einfach – vor allem dann, wenn sie ohne die professionelle Hilfe von Experten wie zum Beispiel der LKC Löwenau in Berlin vorgenommen wird. Eine wesentliche Hürde besteht nach einer Untersuchung der KPMG dann, wenn in der Vergangenheit Systeme sehr stark individuell auf unternehmensspezifische Eigenschaften angepasst wurden. Hier erweist es sich als schwierig, neue digitale Systeme für das Rechnungswesen zu integrieren. Mit ihrer Erfahrung und ihrem Know-how helfen Steuerberater in Berlin aber auch in diesen Fällen bei der Implementierung. So kann mithilfe der Steuerberater in Berlin innerhalb kürzester Zeit das Rechnungswesen in einem Betrieb digitalisiert und damit optimiert werden.

Steuerberater in Berlin spielen bei der Digitalisierung im Rechnungswesen eine entscheidende Rolle. Sie begleiten ihre Mandanten – zum Beispiel mittelständische Unternehmen in Berlin – bei der Umsetzung von Anfang an. Gerade Steuerberater verfügen über Detailwissen und Insiderkenntnisse. Denn ihr Beruf brachte es mit sich, dass sie sich schon frühzeitig auf digitale Buchhaltung einstellen mussten. So stellt die Integration von Kassensystemen oder ganzer Warenwirtschaften in digitale Systeme für erfahrene Steuerberater in Berlin keine Probleme dar.

Die Digitalisierung an der Seite eines starken und erfahrenen Partners ist mit einem kompletten Outsourcing des Bereichs Buchhaltung nicht zu verwechseln. Denn das Unternehmen selbst behält immer einen Überblick über die eigene Buchführung. Ein digitales Rechnungswesen macht diese Einsichtnahme vielmehr erst möglich. Anhand von schnell verfügbaren Daten lassen sich ohne großen Aufwand interessante und aufschlussreiche Statistiken erstellen. Auch für diese Reportings stellen Steuerberater ihre Kompetenz zur Verfügung. Ob auf Monats-, Quartals- oder Jahresbasis: Der Unternehmer erhält eine transparente Übersicht belastbarer Daten, um erfolgsorientierte Entscheidungen fällen zu können. Die Qualität von Abschlüssen erhöht sich dadurch ebenfalls deutlich.

Transparenz und die schnelle, zuverlässige Verfügbarkeit von Daten spielen auch für Banken und Finanzinstitute eine zunehmend wichtige Rolle. So wirkt sich die Digitalisierung positiv auf die Zusammenarbeit mit Banken aus. Wenn Kreditinstitute die Möglichkeit haben, Daten elektronisch einzulesen und dieser Vorgang ohne Medienbrüche schnell und unmittelbar erfolgt, kann sich das Unternehmensergebnis durch bessere Kreditkonditionen ganz erheblich verbessern. Dabei ist selbstverständlich, dass jegliche Datenübergabe an Dritte nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des betroffenen Unternehmers erfolgen darf. Denn der Datenschutz wird bei der Digitalisierung im Rechnungswesen großgeschrieben. Auch hier erweist sich die langjährige Erfahrung von Steuerberatern als hilfreich.

Die LKC Löwenau & Kollegen GmbH & Co. KG in Berlin betreut Unternehmen bei Fragen in puncto Steuern, Recht und Wirtschaftsprüfung. Die erfahrenen Steuerberater in Berlin bieten ihren Mandanten einen Full-Service an. Davon profitieren vor allem Handwerker, kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler, aber auch Kommunen und kommunale Einrichtungen. Nach der Philosophie der Steuerberater in Berlin geht es in erster Linie darum, den Mandanten den Rücken zu stärken. Die Steuerberater in Berlin entlasten ihre Mandanten in Steuerfragen, sie finden Lösungen bei Problemen, machen konkrete Handlungsvorschläge und sorgen damit dafür, dass mehr Zeit für das Kerngeschäft bleibt. Und dies wirkt sich positiv auf Umsätze und Gewinne aus.

Arbeiten im Homeoffice in der Buchhaltung – geht das?

Buchhaltung im Homeoffice war bis vor kurzem noch die Ausnahme. Durch die Corona-Maßnahmen hat auch die Digitalisierung im Rechnungswesen einen deutlichen Push erhalten. Voraussetzung für das Arbeiten im Homeoffice sind bei der Buchhaltung im Homeoffice lediglich drei Punkte:

• ein Internetanschluss,
• ein Computer
• und die entsprechende Software.

Der Zugriff auf die Daten erfolgt über die Cloud – natürlich sicher und datenschutzrechtlich einwandfrei.

Welche Vorteile hat die Digitalisierung im Rechnungswesen bei Homeofficearbeit?

Buchhaltung im Homeoffice? Es ist klar, dass dies allein mit Papier nicht geht. Dank Digitalisierung im Rechnungswesen in Berlin sind alle Daten von jedem Punkt der Welt aus verfügbar. Die Vorteile überzeugen:

• Auch Eigentümer oder Geschäftsführer werden dank Buchhaltung im Homeoffice standortunabhängig.
• Sie sparen Zeit und Benzinkosten, weil Arbeitswege entfallen.
• Sie gewinnen mehr Flexibilität und Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Warum umsteigen auf die Digitalisierung im Rechnungswesen?

Die Experten der LKC Löwenau in Berlin zitieren hier gern einen Satz des ehemaligen BMW-Vorstandsvorsitzenden Eberhard von Kuenheim: „Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen fressen die Langsamen.” Noch einfacher gesagt: „Der frühe Vogel fängt den Wurm.” Die digitale Entwicklung ist auch im Rechnungswesen nicht aufzuhalten. An die Vernetzung werden zunehmend hohe Ansprüche gestellt – Banken und Behörden, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten schon heute weitgehend auf digitalen Kanälen zusammen. Wer jetzt auf Digitalisierung im Rechnungswesen setzt, hat für die Zukunft vorgebaut und verschafft sich dadurch einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil. Die LKC Löwenau & Kollegen GmbH & Co. KG in Berlin steht für Fragen zu diesem Thema immer gern bereit.